เทรนด์โลกชี้แนวโน้มพื้นที่สำนักงานในอนาคตมีขนาดลดลง พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่ ลดพื้นที่ส่วนตัวแต่เพิ่มพื้นที่ส่วนรวมให้เป็นพื้นที่สร้างสรรค์และจุดประกายไอเดีย เป็นการปรับเปลี่ยนองค์กรให้อยู่รอดในยุคเศรษฐกิจใหม่ แนะใช้กลยุทธ์ Workplace Transformation เป็นเครื่องมือสำคัญในการปรับตัวขององค์กร โดยการออกแบบวิถีชีวิตการทำงานให้มีประสิทธิภาพและเอื้อต่อความคิดสร้างสรรค์

นายสมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง PAPERSPACE (เปเปอร์สเปซ) ซึ่งเป็น Interior Design Startup สัญชาติไทยที่ไปเติบโตในสิงคโปร์ เป็นบริษัทไทยรายเดียวที่มีโอกาสออกแบบสำนักงานของบริษัทระดับโลก อย่าง Facebook  และ Google มาแล้วในหลายประเทศ กล่าวว่า โลกปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ระบบเศรษฐกิจก็กำลังเดินหน้าเข้าสู่ “เศรษฐกิจใหม่” หรือ New Economy  โดยมีนวัตกรรมและเทคโนโลยีเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญ ซึ่งทำให้การเชื่อมโยงของผู้คนในสังคม ในชุมชน ที่ไม่ว่าจะอยู่แห่งใดของโลกสะดวกและง่ายดายมากขึ้น เกิดธุรกิจในรูปแบบใหม่ๆ มากมาย โดยเฉพาะ Startup ซึ่งใช้พื้นที่ทำงานในองค์กรน้อยมาก แต่ไปใช้พื้นที่นอกองค์กรเพื่อพัฒนาศักยภาพ สร้างสรรค์ผลงาน หรือพบปะลูกค้าใหม่ๆ สำหรับองค์กรที่ทำธุรกิจด้วยรูปแบบเดิมมาเป็นเวลานานเริ่มมองเห็นปัญหาในการปรับตัวเข้ากับระบบเศรษฐกิจใหม่ ผู้ที่ปรับตัวทันก็จะก้าวผ่านการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ ขณะเดียวกันองค์กรที่ปรับตัวไม่ทันก็จะเสียเปรียบทางธุรกิจ จะถูก Disrupt หรืออาจจะต้องเลิกกิจการไปในที่สุด

“ปฏิเสธไม่ได้ว่าทรัพยากรบุคคลเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ หลายองค์กรให้ความสำคัญในการพัฒนาขีดความสามารถของบุคลากรให้สูงขึ้น แต่อาจจะลืมไปว่าพื้นที่การทำงานที่เหมาะสมก็เป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง Workplace Transformation จึงเป็นกลยุทธ์ที่องค์กรใหญ่ระดับโลกให้ความสำคัญ และยอมลงทุนให้กับพื้นที่ เพื่อให้พนักงานมีความยืดหยุ่นและสร้างสรรค์ผลงานออกมาได้

ในช่วงไม่กี่ปีมานี้เทรนด์ของการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานในองค์กรเริ่มชัดเจนขึ้น และสร้างแรงกระเพื่อมในสังคม เพราะมีองค์กรใหญ่ๆ อย่างกูเกิ้ล (google) และเฟซบุ้ค (facebook) เผยแพร่ภาพของพื้นที่ทำงานภายในองค์กรออกมาสู่สาธารณชน องค์กรเหล่านี้รู้ดีว่าเป้าหมายปลายทางที่ต้องการคืออะไร และจะทำอย่างไรเพื่อให้พนักงานในองค์กรประสบความสำเร็จกับเป้าหมายเหล่านั้น เพราะท้ายที่สุดแล้วผลประโยชน์จะสะท้อนกลับมาที่ตัวองค์กรเอง ซึ่งเป็นการวัดผลความสำเร็จแบบ OKR (Objectives & Key Results) มากกว่าการใช้ KPI

องค์กรระดับโลกส่วนใหญ่มองเห็นภาพใหญ่ของการเปลี่ยนแปลงเพื่อเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจใหม่ และพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมและรูปแบบสำนักงานใหม่ภายในช่วง 1-3 ปีข้างหน้าอย่างชัดเจน ในขณะที่องค์กรในประเทศไทยส่วนใหญ่อาจจะยังมองไม่เห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงนี้ หลายแห่งยังคงยึดติดกับรูปแบบการทำงานแบบเดิม อาทิ ระดับหัวหน้าจะต้องมีห้องทำงานส่วนตัวติดหน้าต่าง พนักงานทุกคนต้องมีโต๊ะทำงานส่วนตัว ฯลฯ ซึ่งอาจจะไม่สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานในอนาคตที่จะเต็มไปด้วยเทคโนโลยีและความรวดเร็วในทุกๆ เรื่อง องค์กรควรจะตระหนักและเริ่มวางแผนตั้งรับ”

ทั้งนี้ มีผลวิจัยออกมาว่าในปี 2563 ประชากรเกินกว่าครึ่งในองค์กรจะเป็นเจนเนอเรชัน วาย  (Generation Y) ซึ่งคนกลุ่มนี้มีระบบวิธีคิด รวมถึงค่านิยมในการทำงานต่างจากคนรุ่นก่อนหน้าอย่างมาก การออกแบบพื้นที่ทำงานในอนาคตควรออกแบบมาเพื่อรองรับคนกลุ่มนี้ พื้นที่ทำงานจะถูกเปลี่ยนจากการคำนึงถึงด้านประโยชน์ใช้สอย (Functional) ไปเป็นพื้นที่ที่สร้างความรู้สึกของผู้ใช้งานเป็นสำคัญ (Emotional) โต๊ะทำงานของพนักงานมีขนาดเล็กลง ส่วนใหญ่ทำงานผ่านการประชุมหรือทำงานจากข้างนอก มีการสร้างพื้นที่ส่วนกลางเพื่อกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์หรือจุดประกายไอเดียใหม่ๆ แนวโน้มของพื้นที่สำนักงานในอนาคตจะมีขนาดเล็กลงเรื่อยๆ แต่กระจายอยู่ตามจุดต่างๆ ของเมือง แทนที่จะต้องรวมกันอยู่ที่สำนักงานใหญ่เพียงแห่งเดียว หรืออีกหนึ่งความน่าจะเป็นคือองค์กรส่วนใหญ่จะปรับตัวไปเป็น Co-working space ที่พนักงานจะมีความยืดหยุ่นในการเข้าใช้พื้นที่มากขึ้น เพียงแค่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายหรืออยู่ในความรับผิดชอบของตนให้สำเร็จ

จากประสบการณ์การของ PAPERSPACE ที่ออกแบบพื้นที่ทำงานให้กับ Google ในกรุงมะนิลา ประเทศฟิลิปปินส์ และจาร์กาตา ประเทศอินโดนีเซียพบว่า พื้นที่ของ Google นั้นจะเอื้อต่อการให้พนักงานสามารถสร้างนวัตกรรมได้อยู่ตลอดเวลา เพราะ Google เชื่อว่าความคิดดีๆ ไม่ได้เกิดขึ้นที่โต๊ะทำงาน แต่จะเกิดตอนที่สมองผ่อนคลายหรือตื่นตัวมากๆ ทำให้ลงทุนสร้างพื้นที่ส่วนกลางที่สนับสนุนแนวความคิดนี้ไว้มากมาย อาทิ ห้องประชุมที่ตกแต่งเป็นธีมต่างๆ ไม่ซ้ำกัน ร้านกาแฟ สปา ห้องนั่งสมาธิ แม้กระทั่งเตียงสำหรับหลับได้สั้นๆ ในระหว่างวัน

สำหรับองค์กรในประเทศไทย มีการนำแนวคิดดังกล่าวมาปรับใช้ เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานในอนาคต อาทิ  สถาบันวิจัยเพื่อการพัฒนาประเทศไทย (TDRI) โดยมีการลดพื้นที่ส่วนบุคคลลง แต่ไปเพิ่มพื้นที่ส่วนกลางให้มากขึ้น พื้นที่สามารถเปิดโล่งถึงกันหมดทำให้แต่ละแผนกสามารถติดต่อพูดคุยกันได้ง่ายขึ้น มีพื้นที่สำหรับการประชุมสั้นๆ แทรกตัวอยู่ในทุกพื้นที่ ขณะเดียวกันก็มีพื้นที่สำหรับคนที่ต้องการใช้สมาธิอยู่ด้วย ที่สำคัญห้องอาหารที่อยู่ชั้นบนสุดถูกเปลี่ยนไปเป็น Co-working space เพื่อให้นักวิจัยที่อื่นหรือนักวิจัยอิสระที่ต้องการเปลี่ยนที่นั่งทำงาน หรือต้องการพบปะพูดคุยเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตลอดจนการจัดกิจกรรมที่ส่งเสริมวัฒนธรรมภายในองค์กร ก็สามารถทำได้ที่พื้นที่แห่งนี้

            “การเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อรองรับการมาถึงของยุคเศรษฐกิจใหม่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้องค์กรสามารถเดินหน้าต่อไปได้ โดยการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่จะเอื้อต่อการขับเคลื่อนองค์กร ควบคู่ไปกับการปรับวิสัยทัศน์ผู้บริหาร ทัศนคติพนักงาน การทำให้พนักงานทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งหรือเป็นเจ้าของพื้นที่นั้น จะเป็นพลังสำคัญในการทำให้องค์กรประสบความสำเร็จต่อไปในอนาคต” นายสมบัติ กล่าวทิ้งท้าย